Verkaufsgespräch richtig vor- und nachbereiten 

Albert Camus, ein französischer Schriftsteller und Philosoph, hat mal gesagt: „Die wahre Großzügigkeit der Zukunft gegenüber besteht darin, in der Gegenwart alles zu geben.“ Was hat das mit der Vor- und Nachbereitung eines Verkaufstermins zu tun? Ganz einfach: wenn Sie morgen ein Verkaufsgespräch haben, sollten Sie sich heute möglichst gut darauf vorbereiten, damit der Termin für alle Beteiligten positiv verläuft und Sie einen professionellen Eindruck von sich und Ihrer Firma hinterlassen. Dieser Artikel richtet sich an Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte, die Vertriebsabteilungen leiten oder steuern. Auch Selbständige und Solopreneurs werden aus diesem Artikel Ideen zur Steigerung der Erfolgsquote ihrer Verkaufsgespräche schöpfen können.

Termin beeinflussen durch Vorbereitung?

Inwieweit können Sie den Verlauf eines Termins beeinflussen? Wenn wir uns der Mathematik bedienen und versuchen, die Antwort auf diese Frage in Prozent auszudrücken, kommen wir bei zwei Gesprächspartnern auf 50%, bei drei Gesprächspartnern auf 33,3%, bei vier Gesprächspartnern auf 25% und so weiter. „Das ist doch viel zu einfach dargestellt! Es hängt doch stark von den Persönlichkeiten ab!“ höre ich Sie sagen (denken). Es geht hier aber nicht um die genauen Prozentsätze, sondern darum, dass Sie ein Verkaufsgespräch nicht zu 100% im Griff haben können.

Mit Vor-, und Nachbereitung zum Erfolg

Was Sie aber im Griff haben, ist die Vorbereitung und die Nachbereitung eines Verkaufsgesprächs! Doch genau das wird viel zu oft vernachlässigt. Bereiten Sie jeden Termin vor? Wie sieht es mit der Nachbereitung aus? Mit folgenden 5 Punkten möchte ich Ihnen eine praktische Hilfe anbieten, wie Sie sich auf jeden Termin, bei dem Sie etwas „verkaufen“ dürfen, optimal vorbereiten können.

1. Zielsetzung

Gehen Sie niemals zu einem Verkaufsgespräch, ohne ein Ziel für sich definiert zu haben. Denn, wenn Sie Ihr Ziel nicht kennen, können Sie es auch nicht ansteuern. Ein Geschäftstermin wahrzunehmen, ohne davor mindestens ein Ziel für sich zu definieren ist wie eine Taxi-Fahrt, bei der Sie dem Fahrer die Ziel-Adresse nicht mitteilen.

Überlegen Sie sich also ganz genau, wofür Sie ihre Zeit einsetzen wollen. Formulieren Sie Ihr Ziel und schreiben Sie es auf. Bei Bedarf unterteilen Sie es in Zwischenziele. Das hilft Ihnen auf Spur zu bleiben und die Erreichbarkeit des Gesamtziels immer wieder zu überprüfen.

Ich habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht, mein(e) Sach-Ziel(e) dem Ansprechpartner direkt zu kommunizieren:

Beispiel 1: Vor-Ort-Termin

„Herr Müller, ich möchte Sie gern als Kunden gewinnen. Heute möchte ich mit Ihnen gemeinsam herausfinden, inwieweit eine Zusammenarbeit für uns beide Sinn macht und habe folgende Agenda für unseren Termin vorbereitet.“

Beispiel 2: telefonische Kalt-Akquise, Vereinbarung eines Termins

„Frau Maier, ich möchte gerne eine geschäftliche Partnerschaft mit Ihnen aufbauen. Darf ich Ihnen drei Fragen stellen, damit wir beide herausfinden können, inwieweit ein persönlicher Termin für uns beide Sinn macht?“

Neben einem oder mehreren Sach-Zielen setze ich für meine Verkaufsgespräche IMMER ein emotionales Ziel, welches wie folgt lautet: „Bei meinem Ansprechpartner habe ich einen guten und vor allem professionellen Eindruck hinterlassen, sodass er/sie jederzeit bereit ist, mich wieder zu treffen.“ Warum genau dieses Ziel? Na ganz einfach: Würden Sie mit jemandem eine Geschäftsbeziehung aufbauen wollen, den Sie nur ungerne wiedersehen?

2. Agenda

Sind das Gesamtziel und die Zwischenziele klar definiert, können Sie darauf den Ablaufplan für den Termin abstimmen (Beispiel). Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung und zählen Sie danach Ihre Agenda-Punkte auf. Diese können wie folgt aussehen:

Vorstellungsrunde (1-2 Minuten pro Teilnehmer)

Aus meiner Sicht ist die Vorstellungsrunde ein sehr guter Einstieg in ein konstruktives, zielorientiertes Gespräch. Damit bekommt jeder Beteiligte die Möglichkeit, das Wort zu ergreifen und Sie erfahren, wem Sie gegenübersitzen. Sie haben bestimmt schon von den sogenannten Persönlichkeitsprofilen gehört. In der Vorstellungsrunde bekommen Sie den ersten Einblick von Ihren Ansprechpartnern.

Eine Vorstellungsrunde macht natürlich nur dann Sinn, wenn sich Termin-Teilnehmer zum ersten Mal sehen. Eine einfache Faustregel schafft Abhilfe: „Ist eine Person im Raum, die ich zum ersten Mal sehe, darf sich diese vorstellen und auch erfahren wer ich bin“.

Ziele und Erwartungen (1-2 Minuten pro Teilnehmer)

Diesen Punkt können Sie gerne in den ersten integrieren und direkt nach der Vorstellung auch Ziele und Erwartungen jedes Einzelnen abfragen. Halten Sie die Ergebnisse dieser Abfrage am besten schriftlich fest. Diese geben Ihnen einen zweiten Einblick in die Persönlichkeitsmuster Ihrer Gesprächspartner und erfahren, inwieweit sich die Ziele der Beteiligten überschneiden.

Fragen und Antworten (30 Minuten insgesamt)

Hinter diesem Agenda-Punkt verbirgt sich die „klassische“ Bedarfsanalyse. Überlegen Sie sich Ihre Fragen ganz genau und bereiten Sie sich auf die unterschiedlichen Antworten vor. Mit geschlossenen Fragen, grenzen Sie die Antwortmöglichkeiten ein und können das Gespräch zielgerichtet steuern. Unter dem Punkt 3 finden Sie Beispiele für geschlossene Fragen.

In diesem Abschnitt des Verkaufsgesprächs decken Sie nicht nur die Potentiale für die Zusammenarbeit auf, sondern erhalten durch Antworten und Rückfragen einen tieferen Einblick in die Persönlichkeitsprofile der Gesprächspartner.

Nächste Schritte (10 Minuten insgesamt)

Verlassen Sie niemals einen Verkaufstermin, ohne wenigstens einen nächsten Schritt vereinbart zu haben. Dazu sollten Sie in Ihrer Vorbereitung mögliche Ausgangsszenarien für das Verkaufsgespräch überlegen und Ihre Reaktionsmöglichkeiten genau definieren.

„Und wenn die Analyse ergibt, dass der Interessent keinen Bedarf an den angebotenen Produkten und Dienstleistungen hat? Warum soll es dann einen nächsten Schritt geben und wie soll dieser aussehen?“, höre ich Sie fragen! Ganz einfach: fassen Sie die Erkenntnisse und Ergebnisse des Verkaufsgesprächs in einem Protokoll zusammen und senden Sie dieses allen Terminteilnehmern zu. Damit schließen Sie diesen Akquise-Vorgang ab und hinterlassen einen professionellen Eindruck. Beim nächsten Anlauf können beide Seiten auf das Protokoll zugreifen und müssen nicht wieder bei null beginnen.

Ich habe eine paar Fragen an Sie:

1. Wie lange können Sie sich an die Details eines Verkaufsgesprächs erinnern?
2. Glauben Sie, dass es Ihrem potentiellen Kunden genauso ergeht?

Mein Mentor pflegt folgende Sichtweise: „Ein Termin, zu dem es kein Protokoll gibt, hat niemals stattgefunden!“ Ich teile diese Ansicht und deswegen gibt es für mich IMMER einen nächsten Schritt, nämlich das Verfassen und Zusenden eines Ergebnisprotokolls, unabhängig davon, welche Wendung ein Verkaufsgespräch nimmt.

Zusammenfassung (5 Minuten insgesamt)

Machen Sie es kurz. Greifen Sie hier die Ziele und Erwartungen wieder auf und fragen Sie ab, ob diese erfüllt wurden. Wenn es nicht der Fall sein sollte, müssen die noch offenen Punkte behandelt werden. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und leiten Sie daraus die nächsten Schritte ab. Teilen Sie allen mit, dass sie zeitnah ein Ergebnisprotokoll (Nachbereitung) von Ihnen erhalten werden.

Abschluss (1 Minute)

Der letzte Eindruck zählt. Sie haben genug Fragen gestellt und sie wurden alle beantwortet. Sonst wären Sie nicht an diesem Punkt angekommen. Bedanken Sie sich für die Offenheit in der Kommunikation und den konstruktiven Austausch. Achten Sie auf die Zeit. Hinterlassen Sie ein gutes Gefühl.

3. Fragen und Antworten bei einem Verkaufsgespräch

Wenn Sie das Gespräch zielorientiert steuern wollen, müssen Sie sich auch zielgerichtete Fragen überlegen. Falls Sie im ersten Verkaufsgespräch den Bedarf des Kunden an Ihrem Produkt analysieren wollen, reicht es nicht zu fragen „wo denn eigentlich der Schuh drückt“. Sie müssen Ihre Fragen präzise formulieren, wie z.B.

• Glauben Sie, dass das Thema XYZ eine Relevanz für Ihr Unternehmen hat?
• Bewältigen Sie diese Herausforderung mit eigenen Ressourcen oder greifen Sie auf externe Spezialisten zurück?
• Arbeiten Sie hier mit nur einem externen Partner zusammen oder haben Sie mehrere?
• Mit welcher Schulnote würden Sie die Zusammenarbeit mit dem aktuellen Partner bewerten?

Wie Sie erkennen können, handelt es sich um geschlossene Fragen, auf die es logischerweise eine beschränkte Anzahl von Antwortmöglichkeiten gibt. Diese Eingrenzung gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf die entsprechenden Antworten vorzubereiten und weiterführende Fragen zu stellen. Denn ganz ehrlich: Was bringt Ihnen eine Antwort, mit der Sie nichts anfangen können?

In unserem Blog finden Sie ein ausführliches Beispiel mit Fragen und Antworten. Sie können es für Ihr Produkt- und Dienstleistungsangebot nicht adoptieren? Sprechen Sie mich an, ich helfe Ihnen gerne weiter.

4. Einwände und ihre Behandlung

Einwände werden kommen und je besser Sie sich auf diese vorbereiten, umso authentischer und sicherer können Sie diese entkräften. Versetzten Sie sich einfach mal in die Rolle der Person, der Sie Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung verkaufen wollen.

• Welches Bauchgefühl kommt dabei auf?
• Welche Bedenken entstehen in Ihnen spontan?
• Welche Fragen kommen hoch?

Halten Sie Ihre Erkenntnisse schriftlich fest und hinterfragen Sie diese. Suchen Sie sich unter Kollegen oder Freunden einen Sparringspartner und simulieren Sie mehrfach ein Verkaufsgespräch. Solche Rollenspiele geben Ihnen Aufschluss über die o.g. Punkte und helfen Ihnen dabei, mit der Angst und Aufregung besser umzugehen. Sie finden derartige Terminsimulationen doof? Betrachten wir doch mal einen Verkaufstermin als eine Prüfung. Wie würden Sie lieber an einer Prüfung teilnehmen: vorbereitet oder unvorbereitet?

5. Nächste Schritte

An dieser Stelle wiederhole ich mich: Verlassen Sie niemals ein Verkaufsgespräch, ohne wenigstens einen nächsten Schritt vereinbart zu haben.

„Ich kann mich doch nicht auf jeden Termin so vorbereiten! Es gibt schließlich Termine, bei denen mir etwas verkauft werden soll.“ Was spricht dagegen, die Agenda für einen bevorstehenden Termin anzufordern? Dann wissen Sie, was auf Sie zukommt und können sich auf mögliche Fragen vorbereiten.

Ein positiver Nebeneffekt jeder Vorbereitung liegt darin, dass sie Ihnen dabei hilft, sich das optimale Ergebnis klar vor Augen zu führen und Ihre gesamte Energie auf dieses zu fokussieren. Die Macht der Konzentration haben wir bereits in dem Beitrag Selbstamangement intensiv behandelt. Reinschauen lohnt sich!

Die Nachbereitung eines Verkaufsgesprächs

Unter der Nachbereitung verstehe ich das Verfassen und Zusenden eines Ergebnisprotokolls für den Verkaufstermin. Je besser Sie den Termin vorbereitet haben, umso leichter fällt Ihnen die Nachbereitung. Sie brauchen doch nur die Ergebnisse der o.g. Agenda-Punkte aufs Papier zu bringen und an die Terminteilnehmer zu versenden. Holen Sie deren Zustimmung für jeden einzelnen Punkt ab und bitten Sie um Ergänzungen. Damit vermitteln Sie Professionalität und hinterlassen einen guten Eindruck. Nicht zuletzt dient das Ergebnisprotokoll der Dokumentation und kann Ihnen unnötige „Schleifen“ im Akquise-Prozess ersparen.

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Nicolas Robert

Geschäftsführer

Robert & Söhne Consulting
Trockenstädelweg 8
81927 München
www.robertsoehne.com/