Quantität statt Qualität?

Die Folge: Das Bestreben immer alles (sofort) erledigen zu wollen, treibt immer mehr Menschen in die Erschöpfung und im Extremfall, in den Burnout. Um wieder Zeit zu gewinnen, verabschieden sich Viele vom eigenen Qualitätsanspruch, damit die Aufgaben gerade noch erledigt werden können.

Ihr Privatleben geht flöten.

Für die Meisten ein frustrierender Umstand. Oftmals werden wichtige private Dinge zugunsten geschäftlicher Aufgaben verschoben oder ganz abgesagt. Das Leben wird weniger abwechslungsreich! Sie reduzieren Ihre Lebensqualität. Das ist die falsche Art der Reduzierung!

Die Ressource Zeit verliert an Wertigkeit.

Haben Sie sich selbst erkannt, zumindest in Teilbereichen? Warum lassen sich Menschen in dieser extremen Art fremdbestimmen? Warum geht man so leichtfertig mit einer der wertvollsten Ressourcen, die dem Menschen zur Verfügung steht, um?

Darauf angesprochen werden die Befragten nachdenklich. Wieso fremdbestimmt? Wieso leichtfertig? Es ist doch mein Job dies zu tun! Genau an diesem Punkt lohnt es sich genauer hinzuschauen, wie wir mit unserer Zeit umgehen.

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So werden Sie zum Yedi-Ritter mit dem Fokus-Laserschwert!

Das simple Erfolgs-Grundprinzip lautet: Reduktion bzw. Fokussierung auf das Wesentliche! Am Besten nur auf EINE Sache und zwar so lange, bis diese erfolgreich erledigt ist. Damit Sie dies erreichen sind 3 Schritte erforderlich!

Schritt I: „Werden Sie zum Herrscher der Zeit!“

Die Yedi-Ritter wussten es, die Macht ist mit Dir! Das heißt, Sie haben die Macht der Entscheidung. Werden Sie zum Herrscher Ihrer Zeit – zum Schöpfer, der selbstbewusst über seine Zeit entscheidet. Das können Sie mit sofortiger Wirkung (SOFORTWIRKUNG) umsetzen!

Die Einwände, die ich immer wieder an dieser Stelle höre, sind, dass das nicht geht und dass wenn anstehende Aufgaben nicht immer sofort umgesetzt werden, alles zusammenbricht.

Arbeiten Sie an Ihrem Selbstmanagement

Ein von mir geschätzter Kollege handelte nach diesem Prinzip. Er war sehr beliebt, hat er sich doch immer um alles gekümmert. Sofort! Nichts war ihm zu viel. Die 70 Stunden Woche war die Regel, genauso wie der Arbeitseinsatz am Wochenende. Bis zu dem einen Tag. Er war nicht erschienen. Seine Frau rief an und teilte uns mit, dass er gestern Abend an einem Herzinfarkt verstorben sei.

Handeln Sie eigenverantwortlich!

Wir standen unter Schock. Auf der einen Seite der Verlust eines geschätzten Kollegen und auf der anderen die Frage: Wie geht‘s nun weiter? Er ist unersetzbar! Doch bereits nach kurzer Zeit stellten wir fest, es ging weiter. Es wurden neue, gut funktionierende Lösungen gefunden.

Wie sehr hätte ich mir gewünscht, dass er sich auf die Aufgabe „einen guten Assistenten zu finden und aufzubauen“ fokussiert hätte – vielleicht wäre er dann heute noch unter uns. Leider hat er diese Aufgabe immer wieder zurückgestellt.

Er hatte sich dem Diktat der Ereignisse untergeordnet und die Hinweise des Schicksals in Form von Krankheit, Kreuzschmerzen und sonstigen Krisen konsequent ignoriert. Umso wichtiger: Werden Sie wieder zum Herrscher Ihrer Zeit!

Schritt II „Trainieren Sie mit vollem Bewusstsein!“

Doch der innere Schweinehund und die Macht der Gewohnheit lassen viele gute Vorsätze schnell vergessen. Ihre Ziele erreichen Sie am besten mit Mental-Training. Es würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, die Methode an dieser Stelle zu erläutern. Daher eine Mental-Training-Kurzvariante.

Schaffen Sie Zeit für Ihr Selbstmanagement

Nehmen Sie sich regelmäßig 1 bis 2 Minuten für ihr Selbstmanagement Zeit und stellen Sie sich die perfekten Arbeitsbedingungen vor. Wie sollten diese sein, damit Sie fokussiert arbeiten können? Die Steigerung ist dabei die Augen zu schließen und diese positive Situation mit allen Sinnen zu erleben.

Wenn Sie sich noch nicht so sicher sind, wie die perfekten Arbeitsbedingungen aussehen, lassen Sie sich von Schritt III inspirieren.

Schritt III „Beenden Sie den Multitasking-Irrsinn!“

Es gibt wenige Trends im Berufsleben, die vergleichbar viel Schaden angerichtet haben, wie Multitasking. Wenn Sie den Begriff heute in die Suchmaschine eingeben, gibt es mittlerweile eine große Anzahl von kritischen Artikeln. An der Michigan University wurde in einer Studie ermittelt, dass Multitasking eine Illusion ist.

Multitasking führt zu Qualitätsverlust

Dabei wurden Multitasker, also Personen die mehrere Aufgaben zeitgleich, mit Personen, die ihre Aufgaben seriell, also Schritt für Schritt nacheinander erledigen, verglichen. Das Ergebnis: In der qualitativen Beurteilung der Ergebnisse schnitten die Multitasker deutlich schlechter ab.

Der bekannte Fotograf Steve Uzzell formulierte es treffend: „Multitasking ist nichts anderes als die Gelegenheit, mehrere Dinge gleichzeitig zu vermasseln!“ Aber der Mythos des intelligenten, effizient und viel arbeitenden Multitaskers ist nur schwer aus den Köpfen herauszubringen.

Selbstmanagement verhindert Konzentrationsverlust

Unser zusehends digitalisierter Arbeits- und Lebensalltag leistet dem Multitasking-Trend noch unheilvollen Vorschub. Die negativen Auswirkungen können am besten bei Kindern und Jugendlichen beobachtet werden. Sich nur auf eine Sache zu konzentrieren fällt den meisten extrem schwer. Eine Grundschullehrerin berichtete mir von einem dramatischen Konzentrationsverlust innerhalb der letzten Jahre.

Anders als der Klimawandel, vollzieht sich der zunehmende Konzentrationsverlust in unserer Gesellschaft nahezu unbemerkt. Wenn ich Eltern sehe, die schon Kleinkindern ein Smartphone als Spielzeug in die Hand drücken, wird mir auf dramatische Weise vor Augen geführt, dass wir hier die Spitze des „Eisbergs“ noch nicht erreicht haben.

Dauerberieselung durch Messanger und Social Media belastet

Nehmen Sie doch mal versuchsweise Ihrer Tochter/ Ihrem Sohn das Smartphone weg – dies wird i.d.R. heftige Reaktionen auslösen. Das durch Dopamin-Ausschüttungen verursachte Suchtverhalten der exzessiven Nutzung des Smartphones und der einhergehenden Social-Media-Anwendungen sind Verstärker von Multitasking-Verhaltensweisen. Die Folge: Konzentrationsverlust.

Das letzte, was die Meisten vor dem Einschlafen und das erste, was Sie nach dem Aufstehen in der Hand haben, ist das Smartphone. Als ich dies vor kurzem in einem Vortrag über Multitasking thematisierte, sagte mir ein Teilnehmer in der vordersten Reihe: Diese Verhaltensweisen kenne ich gut von meinen Kindern, aber leider auch von mir selbst!

Multitasking ist eine Sünde, begangen an der gesunden, natürlichen Konzentrationsfähigkeit, die jedem Menschen gegeben ist. Selbstverständlich können wir 2 Dinge zeitgleich tun, wie zum Beispiel Laufen und uns dabei unterhalten. Das menschliche Gehirn ist aber nicht dafür geschaffen, sich zeitgleich auf 2 Dinge zu fokussieren.

Die Folge: Das Gehirn springt hin und her und das kostet Energie und Aufmerksamkeit. Forscher gehen davon aus, dass mindestens 20 Prozent der täglichen Arbeitszeit durch Multitasking verloren gehen.

Selbstmanagement ist KING

Sie kennen das bestimmt, wenn Sie konzentriert an einer Aufgabe arbeiten und dabei unterbrochen werden. Mitunter hat man völlig den Faden verloren und es dauert eine Weile bis man wieder „drin“ ist. Oftmals gelingt es überhaupt nicht mehr, in den positiven „Flow“ (Fluss) zurückzukommen. Das kostet Zeit und Qualität. Aber wie kann ich diesen „Irrsinn“ wieder abstellen oder zumindest einschränken und reduzieren? Die einfache und wohl wenig überraschende Antwort lautet: Nur durch konsequentes und bewusstes Handeln!

2. Priorisierung „Die Prioritäten-Liste“

Wenn Sie die Eisenhower-Methode anwenden, stellt dies schon die erste Form der Priorisierung dar. Im nächsten Schritt gilt es innerhalb der Quadrate zu priorisieren, d.h. was ist die wichtigste Aufgabe, was die zweitwichtigste usw.

3. Fokussierung „Die eine Sache!“

Die Steigerung der Priorisierung ist die Fokussierung auf eine Sache. Der bekannte amerikanische Anwalt Ross Garber sagte hierzu: „Es kann nur eine wichtigste Sache geben. Viele Dinge können wichtig sein, aber nur eine kann die Wichtigste sein!“ Was dies bedeutet, hat der Autor des empfehlenswerten Buches „The One Thing“, Gary Keller ausführlich beschrieben.

Hierzu meine Kurzfassung: Er sieht die Fokussierung auf EINE Sache, als den alles entscheidenden Erfolgsfaktor! Als eines von vielen Beispielen führt er hierzu Apple an. Apple hat sich ganz im Gegenteil zu seinen Wettbewerbern immer nur auf ein Produkt fokussiert. Erst wenn dieses extrem erfolgreich war, wie z.B. das iPhone, kam das nächste Produkt, das iPad.

Somit wurden die vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter/Finanz- mittel) immer auf ein besonderes Thema konzentriert bzw. fokussiert. Erkennen Sie den Anti-Multitasking-Ansatz bzw. den seriellen Ansatz, eins nach dem anderen zu tun? Der andauernde Erfolg des aktuell wertvollsten Unternehmens der Welt unterstreicht die Wirksamkeit dieser Vorgehensweise eindrucksvoll.

Er geht in seinen Ausführungen so weit, dass bei allen Erfolgen im beruflichen, wie privaten Leben immer eine Sache ursächlich verantwortlich ist. Also konzentrieren Sie sich auf die EINE wichtige Sache und reduzieren Sie konsequent. Reduzieren bedeutet, alle Dinge zu ignorieren, die Sie tun könnten, und stattdessen zu tun, was Sie tun sollten.

Daraus entsteht der notwendige Fokus auf die EINE Sache. Licht hat erst in seiner extrem gebündelten Form, als Laser, die Kraft Metalle zu schneiden. Schaffen Sie sich Ihr persönliches Fokus-Laserschwert wie die bekannten Yedi-Ritter aus Star Wars.

Vor einiger Zeit habe ich einen Retreater kennengelernt. Nun wusste ich, Retreat ist das englische Wort für Rückzug, aber wovon zieht sich ein Retreater zurück? Kurz erklärt: Wer ein Retreat absolviert, zieht sich bewusst aus dem Alltag zurück. Dies geschieht meist in einem sogenannten Retreat Haus. Wesentlicher Bestandteil des Retreats ist die Enthaltsamkeit von modernen Kommunikationsmitteln, begleitet von Schweigsamkeit.

D.h. in der Regel eine oder auch mehrere Wochen wird nicht bzw. nur das notwendigste gesprochen. Der Tag wird durch regelmäßiges meditieren gestaltet. Das Ziel: Herunterkommen. Rückzug vor dem kommunikativen Overkill. Die Reaktionen von Retreat-Teilnehmern sind überaus positiv. Es gibt inzwischen eine stetig wachsende Retreat-Szene in Deutschland.

Heilfasten für die Sinne

Ich selbst habe an einem Retreat teilgenommen und bezeichne diese Form des Rückzugs als Heilfasten für die Sinne. Eine mentale Wohltat mit einer unglaublichen Fokussierungsenergie – allerdings ist dies herausfordernd. Es gleicht einer Vollbremsung bei hoher Geschwindigkeit – da kann man am Anfang schon mal ins sinnhafte, mentale „Schleudern“ geraten.

Finden Sie die richtige Dosis für Ihren Rückzug

Nun ist mein Ratschlag aus dem Retreat-Gedanken heraus, der bewusste und gut dosierte Ausstieg aus dem täglichen Informations-Overkill. Gerade wenn Sie sich auf die EINE Sache konzentrieren wollen, dann sollten Sie nicht von aufpoppenden E-Mails, eingehenden Messenger-Nachrichten, dem Blinken des Smartphones ablenken lassen. Eine bewährte Technik hierzu können Sie in meinem Blogartikel zum Thema Zeitmanagement nachlesen, die Termin-Methode.

Der Termin erfordert Ihre uneingeschränkte Aufmerksamkeit

Simulieren Sie einen wichtigen Geschäftstermin. Bei einem wichtigen Geschäftstermin schenken Sie Ihrem Gegenüber Ihre uneingeschränkte Aufmerksamkeit. Und im Falle des simulierten Termins gehört die uneingeschränkte Aufmerksamkeit der EINEN wichtigsten Sache, die Sie aktuell bearbeiten müssen. Wichtig ist dabei, wie bei einem realen Termin ungestört zu sein. Weihen Sie Ihre Kollegen, Mitarbeiter ein. Stellen Sie alle elektronischen Medien ab! Fokussieren Sie sich nur auf diese eine Sache!

Unter diesen Umständen ist auch dieser Artikel entstanden. Außer meinem Schreibprogramm ist nichts geöffnet. Das Smartphone liegt in der Schublade und ist auf lautlos gestellt. Die Mitarbeiter wissen, ich haben einen Priorität 1 Termin mit mir und meinem Projekt – also niemand stört oder unterbricht mich!

Selbstmanagement: Gönnen Sie sich eine Auszeit

Übrigens: Ein Wirkungsverstärker bzw. ein gutes Mittel, wenn Sie in der Umsetzung einmal feststecken und krampfhaft versuchen weiterzukommen! Stopp! Gehen Sie spazieren! Alleine oder zu Zweit. Mindestens 30 Minuten, besser 60 Minuten. Zeitverschwendung? Sicherlich nicht – Sie werden sehen, wie sich Ihr Geist wieder öffnet und Sie schon nach kurzer Zeit inspirierende Gedanken entwickeln.

Der Fokus-Effekt

Und der Effekt? Die Erstellung eines Artikels war immer eine besondere Herausforderung für mich. Immer wieder wurde ich herausgerissen und mitunter habe ich mich auch sehr gerne ablenken lassen. Dieser Artikel ist in verhältnismäßig kurzer Zeit entstanden und das wirklich Besondere daran: Es hat mir viel Spaß gemacht diesen Artikel zu schreiben und ich hatte viel schneller kreative Formulierungs- und Strukturierungsideen.

Ich war in einem kreativen Energiefluss – zugegebenermaßen es klingt esoterisch – aber es wurde zu einem inspirierenden Erlebnis. Und mal wieder etwas in Ruhe, ohne Ablenkungen zu tun – einfach schön! In der Ruhe liegt die Kraft – sagt doch auch der Volksmund.

Und genau diesen Effekt werden Sie auch erleben, wenn Sie die wenigen Regeln beachten. Fangen Sie mit kurzen Auszeiten an. Üben Sie! Probieren Sie aus! Und Sie werden mit dem Multitasking-Unsinn aufhören und feststellen, dass Sie nicht weniger, sondern mehr Aufgaben in besserer Qualität, mit mehr Erfolg und vor allem mit mehr Freude erledigt haben.

Arbeiten Sie effektiv an Ihrem Selbstmanagement um qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Ihr eigenverantworliches Handeln ist entscheident für Ihre Gesundheit und Ihren Erfolg.

Berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen.
Schreiben Sie mir!

Bernd Frey

Geschäftsführer

readyCon GmbH & Co. KG
Am Riedtobel 3
87509 Immenstadt-Stein
www.readycon.de

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