Automatisierte Terminvergabe!

Wie hoch könnte die Ersparnis in Ihrem Vertrieb sein?

Um Sie an das Thema „Automatisierte Terminvergabe“ heranzuführen, steige ich zunächst mit einer kurzen Geschichte ein. Kürzlich hat mir ein Kunde von seinem Terminvereinbarungserlebnis berichtet:

 

2 Tage lang habe ich versucht mit meinem potenziellen Neukunden einen Termin zu vereinbaren. Beim ersten Anruf habe ich ihm auf seinen Anrufbeantworter gesprochen, mit der Bitte um Rückruf. Als er zurückgerufen hatte, war ich gerade im Kundengespräch, weshalb ich mich später erneut melden wollte. Allerdings erklärte mir dann seine Sekretärin, dass ich doch bitte heute Nachmittag noch einmal zurückrufen sollte, da er dann erreichbar sei.

Obwohl ich es mir in den Kalender eingetragen hatte, habe ich es im Eifer des Gefechts vergessen. Aus diesem Grund versuchte ich es am nächsten Tag erneut einen Termin zu vereinbaren, leider ohne Erfolg. Die Sekretärin wies mich daraufhin, dass er heute den ganzen Tag auf Schulung sei. Am dritten Tag hat es dann wohl endlich geklappt und der Termin stand. Dennoch habe ich drei Tage vor dem Termin vorsichtshalber erneut angerufen, um sicherzustellen, dass der Termin auch tatsächlich statt finden würde und bekam positive Rückmeldung.

 

 

Einen Tag vor dem Termin kam dann die Absage aufgrund von Krankheit. Nach der Krankheit startete ich erneut den Terminvereinbarungsversuch. Dieses Mal hat es schon nach 2 Telefonaten geklappt und gestern hat der Termin endlich stattgefunden. Dabei habe ich festgestellt, dass ich den Vornamen des Kunden, sowie Straßennamen falsch geschrieben hatte. Insgesamt hat mich die Terminanbahnung mit den Telefonaten, dem Schreiben von E-Mails und der Eingabe der Adressdaten in die Kundendatenbank in Summe rund 1 Stunde Zeit gekostet. Dazu waren meine Eintragungen in die Datenbank zum Teil auch noch falsch. Obwohl es nicht immer so kompliziert ist, benötige ich durchschnittlich 15 Minuten für eine Terminvereinbarung.

Geht dies nicht auch einfacher?

Die automatisierte Terminvergabe als Lösung!

Meine beruhigende Antwort an Ihn lautete: Es geht einfacher und vor allem auch qualitativ deutlich besser. Wie groß das Potential dabei ist, habe ich ihm anhand seiner Daten verdeutlicht.

• Er vereinbart in der Woche durchschnittlich 5 Termine.
• Pro Termin benötigt er im Schnitt 15 Minuten, dies ergibt einen wöchentlichen Zeitaufwand von 75 Minuten.
• Er hat einen kalkulatorischen Stundensatz von 95 Euro/Std. d.h. pro Tag kosten die 15 Minuten Terminvereinbarungszeit 24 Euro.
• Auf die Woche gerechnet, bei 5 Terminen, ergeben sich 120 Euro bzw. 75 Minuten Abstimmungsaufwand.

Auf das Jahr gerechnet zeigt sich der große Aufwand, der nur für die Terminfindung betrieben wird: insgesamt 63 Stunden, also fast 8 Arbeitstage mit Prozess-Kosten in Höhe von über 5.600 Euro.

Eine automatisierte Termivergabe erspart also nicht nur Zeit, sondern auch Kosten! Wenn man den kompletten Terminierungsprozess standardisiert und automatisiert, sind Zeit- und Kosteneinsparmöglichkeiten von über 90% möglich!

Es gibt 3 wesentliche Erfolgszutaten!

Nummer 1 „Kalenderpflege“

Der Vertriebsmitarbeiter muss seinen Kalender sehr sorgfältig pflegen, d.h. alle Termine müssen eingetragen sein und genauso muss er auch Terminslots, d.h. frei verfügbare Zeiträume für mögliche Kundentermine, eintragen. Wenn es sich hierbei um wiederkehrende Termine handelt – z.B. immer mittwochs von 13:00 bis 17:00 Uhr – dann kann er diese ganz einfach als wiederkehrend markieren.

Nummer 2 „Online-Termin-Modul“

Über eine Schnittstelle werden diese freien Zeiträume auf einer „kleinen“ Website (Landingpage) über ein Termin-Modul angezeigt. Der Vertriebler schickt nun ein standardisiertes Anschreiben an den Interessenten mit einer korrekt formulierten Aufforderung sich doch einfach den Wunschtermin mit Uhrzeit und Ort auszusuchen. Insofern der Interessent nun auf den Link klickt, landet er auf dieser „kleinen“ Website. Hier sucht er sich einen passenden Termin aus. Dafür muss er lediglich seine Adressdaten eintragen und den Terminwunsch bestätigen. Nachdem er diese Angaben eingetragen hat, erscheint der Termin im Kalender des Vertriebsmitarbeiters. Das bedeutet, dass sich der Kalender im Smartphone, Tablet oder Desktopcomputer des Vertriebsbeauftragten aktualisiert (synchronisiert), sobald auf der Website ein Termin eingegeben wird.

Nummer 3 „Auto-E-Mail-System“

Mit der Bestätigung seines Terminwunsches wird das Auto-E-Mail-System aktiviert. Der Kunde erhält eine vorformulierte Termin-Bestätigungs-E-Mail in der alle Daten zu dem Termin zusammengefasst dargestellt werden. Falls der Kunde seinen selbst gewählten Termin nochmals ändern möchte, kann er dies kinderleicht über einen Änderungslink in der E-Mail ändern. Abhängig von der Einstellung erhält der Kunde vor dem Termin noch Erinnerungs-Emails. Diese können natürlich auch mit Informationen angereichert werden. Beispielsweise könnte in diesem Rahmen eine kleine Befragung durchgeführt werden. Eine beispielhafte Formulierung könnte dann wie folgt lauten: Damit ich mich optimal auf den Termin mit Ihnen vorbereiten kann, nennen Sie mir bitte die 3 wichtigsten Gesprächspunkte.

Generell gibt es unendlich viele Möglichkeiten, wie das E-Mail-System bzw. die automatisierte Terminvergabe gewinnbringend eingesetzt werden kann.

Durch effizientes Arbeiten kann man sowohl Zeit, als auch Geld sparen. Wie das einem neben der automatisierten Terminvergabe noch gelingen kann, lesen Sie im Artikel Erfolgreiche Arbeitsteilung im Vertrieb: Jäger und Heger!

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Eugen Aschenbrenner

Geschäftsführer

uflow Performance Marketing
Am Riedtobel 3
87509 Immenstadt-Stein
www.uflow.de