Der Vertrieb ist im Schnitt nur 90 Minuten im direkten Kundenkontakt!

Effektives Vertriebsmanagement: Wie steigere ich die Effektivität meiner Vertriebsmitarbeiter?

Ein Vertiebsmitarbeiter verbringt täglich 90 Minuten im direkten Kundenkontakt. Aber was sind nun die konkreten Handlungsempfehlungen damit die Zahl täglich auf 120 oder 180 Minuten steigt? Durch diesen Artikel wird Ihnen eine Möglichkeit aufgezeigt, wie Sie Ihr Vertriebsmanagement optimieren können.

Das „Minuten-Prinzip“ von Brian Tracy

Angesichts dessen empfiehlt Brian Tracy das sogenannte „Minuten-Prinzip“.

Dieses Prinzip nimmt eine Eingrenzung der Verkaufs- bzw. Vertriebszeit vor. Hierbei zählt nur die Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter im direkten Kundenkontakt verbringt, als tatsächliche Vertriebszeit.

Genau diese Zeit gilt es, um 10% pro Woche zu steigern. Ausgehend von der aktuellen Vertriebszeit von 90 Minuten am Tag, würde ein „Vertriebler“ nach nur 7 Wochen diese Zeit fast verdoppeln:

Vertriebsmanagement - Effektivität im Vertrieb steigern - Diagramm Steigerung in 8 Wochen

Konzentration auf das Wesentliche

Aufgrund Ihres Vertriebsmanagements meinen Sie, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter zu 100% ausgelastet sind. Woher sollen die Vertriebsmitarbeiter dann diese zusätzlichen 90 Minuten für den Kundenkontakt nehmen? Die Antwort auf diese Frage ist simpel. Das Unwichtige muss losgelassen werden und es gilt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren!

1. Administrative Aufgaben eliminieren

US-Amerikanische Forscher haben herausgefunden, dass ein Vertriebsmitarbeiter durchschnittlich etwa 15% seiner Arbeitszeit mit der Bearbeitung von administrativen Aufgaben verbringt. Dabei handelt es sich bei einem 8-Stunden-Arbeitstag um 72 Minuten. Wenn Sie diese Zeit auf ein ganzes Jahr hochrechnen, dann kommen Sie auf etwa 240-250 Stunden.  Das entspricht 30 Arbeitstage bzw. 6 Wochen!

Im Endeffekt fehlt Ihrem Vertriebsmitarbeiter dann genau diese Zeit für seine aber auch für Ihre Kunden. Aus diesem Grund müssen Sie herausfinden, welche administrativen Aufgaben Ihre Vertriebsmitarbeiter beschäftigen. Im Anschluss können Sie prüfen, ob sich diese digitalisieren, standardisieren, delegieren oder gar eliminieren lassen. Hierzu bietet sich ein Workshop mit Ihrer Vertriebsmannschaft oder eine Umfrage an. Bei Bedarf sollten Sie sich externe Unterstützung holen.

Die Sofortwirkung - Management Blog - Eisenhower Prinzip - Mind Mapping

2. Aufgaben im Vertriebsprozess bereinigen – was ein Werkstudent erledigen kann, sollte auch ein Werkstudent übernehmen

Direkte Aufgaben eines Vertriebssmitarbeiters lassen sich in zwei Kategorien einordnen. Zum einen in die Neukundengewinnung und zum anderen in die Bestandkundenbetreuung. Diese Aufgabenbereiche können Sie in konkrete Aufgaben einteilen, z.B.:

 Neukundengewinnung

  • Identifikation
  • Qualifizierung
  • Erstkontakt
  • Verkaufstermin
  • Angebotserstellung

Bestandskundenbetreuung

  • Identifikation von Wachstumspotentialen (Cross-/Up-Selling)
  • Planung und Umsetzung von Kundenbindungsmaßnahmen
  • Kundenevents
  • Grußkarten zu Weihnachten

 

Die Aufgaben im Vertriebsprozess

Aus welchen Aufgaben Ihr Vertriebsmanagement und Vertriebsprozess besteht, ist meistens bekannt. Wenn das nicht der Fall ist, dann können Sie es in einem Workshop mit Ihrer Vertriebsmannschaft herausfinden.

 

Konzentration auf die Aufgaben

Aber warum ist es so wichtig, die einzelnen Aufgaben genau zu kennen?

Der Grund ist naheliegend. Idealerweise können sich Ihre Vertriebskollegen  dann genau auf die Aufgaben konzentrieren, die unmittelbar mit ihrem Auftrag zusammenhängen. Diese Aufgaben bestehen darin, neue Kunden zu gewinnen und Bestandskunden zu halten! Zudem ist es auch für die Arbeitsteilung wesentlich, seine Aufgaben genau zu kennen. Insofern Sie mehr zum Thema Arbeitsteilung lesen wollen, klicken Sie hier.

 

Aufgaben in der Neukundengewinnung 

Vertriebsmanagement - Beispiel Aufgaben in der Neukundengewinnung

Aufgaben in der Bestandskundenbetreuung

Vertriebsmanagement - Beispiel Aufgaben in der Bestandskundenbetreuung

Infolgedessen können Sie erkennen, welche Aufgaben nur von Ihren Vertriebsmitarbeitern erledigt werden können.

Allerdings verdeutlicht Ihnen dies auch, in welchen Bereichen Ihnen eine vertriebsunterstützende Einheit (auch ein Werkstudent) behilflich sein kann.

Paretoprinzip anwenden

Vor allem internationale Vertriebsexperten wie Brian Tracy empfehlen 80% der Arbeitszeit in die Neukundengewinnung und 20% der Arbeitszeit in die Bestandskundenbetreuung zu investieren. Deshalb sorgen Sie dafür, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter sowohl an den richtigen Aufgaben, als auch an den richtigen Kunden arbeiten.

Vertriebsmanagement - Effektivität im Vertrieb steigern - Ablenkung

3.  Ablenkungen steuern

Ablenkungen wie das Plaudern mit Kollegen, das Stöbern in sozialen Netzwerken, aber auch Kaffee-Pausen kosten einen Vertriebsmitarbeiter ca. 6% seiner täglichen Arbeitszeit. Diese Zahl resultiert aus einer US-amerikanischen Studie.

Schließlich sind es also unter anderem Ablenkungen die jeden Tag dafür sorgen, dass Ihren Vertriebsmitarbeitern knapp eine halbe Stunde für die Neukundengewinnung oder Bestandskundenbetreuung fehlt. Zudem darf die benötigte Zeit, sich nach einer Ablenkung wieder auf die Arbeit konzentrieren zu können, nicht außer Acht gelassen werden. Immerhin braucht ein Mitarbeiter dafür im Schnitt 25 Minuten. Erst dann erreicht er wieder den gleichen Konzentrationsgrad, wie vor der Ablenkung.

Wie oft werden Sie am Tag von Ihren Kollegen abgelenkt? Insofern dies oft geschieht, ist es hilfreich, die wiederkehrenden Ablenkungen nach Möglichkeit steuern zu können. Dadurch schaffen wir es, unseren Arbeitstag besser zu planen und die Produktivität zu steigern.

 

Art der AblenkungLösungVorteile
KaffeepausenGeregelte Pausen, z.B. um 9:00 und 15:00 Uhr machen alle im Büro anwesenden Vertriebsmitarbeiter gemeinsam eine 10-minütige Kaffee-PauseHöhere Konzentration auf die Arbeit zwischen den Pausen, Austausch der Vertriebsmitarbeiter untereinander über aktuelle Projekte/Herausforderungen/ Trends (Synergieeffekte)
Plaudern mit KollegenGezielte Pausen einplanen z.B. mit der Pomodoro-TechnikSoll während der Kaffeepausen erfolgen
Mittagessen planenLieferservice, (Gemeinschafts-) Kantine, Essensgutscheine
Privates erledigen (z.B. Mails)
Die Sofortwirkung - Management Blog - Eisenhower Prinzip - Zusammenfassung

4.  Was hat eine sofortige Wirkung?

Direkter Kundenkontakt

Lediglich im direkten Kundendialog können Sie den Kunden richtig qualifizieren und seinen Bedarf analysieren. Dafür ist es wichtig sich die Frage zu stellen, nach welchen Kriterien Sie Ihre Kunden qualifizieren können. Zudem sollten Sie der Frage nachgehen, wie Sie den Bedarf bei Ihrem Kunden am Besten ermitteln können. Folgend fassen Sie alle Punkte und Fragen zusammen und erstellen jeweils einen Standardprozess.

Bestandkundenanalyse

Anschließend sollten Sie die Liste Ihrer Bestandskunden betrachten. Nun können Sie diejenigen Kunden identifizieren, die seit über 12 Minaten nicht mehr besucht wurden und/ oder stagnierende, rückläufige oder gar KEINE Umsätze aufweisen. Dabei sollten Sie diese Kunden segmentieren (z.B.: A / B / C) und damit die Priorisierung für die nächsten Schritte festlegen.

Qualifizierung und Bedarfsanalyse

Daraufhin gehen Sie genau diese Kunden (von A bis C) an und testen Sie die davor erstellten Qualifizierungs- und Bedarfsfragen. Was haben Sie denn bei diesen Kunden zu verlieren? Entweder machen Sie machen weniger oder gar keinen Umsatz. Aus diesem Grund kann es also nur besser werden. Letzlich werden Sie erfahren, warum ein Kunde wenige oder keine Geschäfte mit Ihnen macht. Dann können Sie bei Bedarf entgegen lenken und im besten Fall die Kundenbeziehung wieder aufleben lassen.

5.  Mitarbeiterbefragung

Zum Schluss können Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter nach deren Meinung zu den oben genannten Punkten fragen. Wer wird sich bereit erklären, an der Effizienz und Effektivität zu arbeiten? Die zentrale Rolle wird dabei die Motivation jedes Einzelnen spielen.

Die Sofortwirkung – auf einen Blick

Effektives Vertriebsmanagement:

  • Steigerung der Vertriebszeit um 10% pro Woche
  • Minimierung der administrativen Aufgaben
  • Effektives Einsetzen von Werkstudenten
  • Konzentration auf die richtigen Aufgaben und Kunden
  • Steuerung und Reduzierung von Arbeitsablenkungen
  • Sofortige Wirkung durch direkten Kundenkontakt, Bestandkunden­analyse, sowie Qualifizierung und Bedarfsanalyse
  • Motivation der Mitarbeiter entscheidend
Nicolas Robert - Geschäftsführer Robert & Söhne Consulting

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Nicolas Robert

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