Eisenhower Methode: Zeitmanagement

Prioritäten setzen. Sagt sich so einfach!

Handeln Sie nach dem Eisenhower-Prinzip! Bei diesem Prinzip bewertet man seine anstehenden Aufgaben nach den Faktoren: Dringlichkeit und deren Wichtigkeit. Dadurch ergeben sich insgesamt vier Quadrate, die wir mit Visionär, Feuerwehr, Sekretär und Müllionär betitelt haben.

Die meisten von Ihnen werden von diesem, nach dem ehemaligen US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannten Prinzip schon gehört haben. (Wikipedia/Eisenhower Prinzip)

Durch die Strukturierung in Wichtigkeit und Dringlichkeit hat man eine der wirkungsvollsten Zeitmanagement-Methoden überhaupt.

Wie wendet man die Methode richtig an?

Ziel ist es die Nutzungswahrscheinlichkeit zu erhöhen, um Ihren Freiraum zu erweitern.

Unser Rezept:

Die Schritt für Schritt Anleitung, mit zahlreichen Beispielen und einem Formular zum einfachen Ausfüllen.

Bringen Sie Ihre Arbeitsorganisation auf den Punkt!

Machen Sie sich zunächst einmal klar mit welchen Aufgaben Sie sich aktuell beschäftigen bzw. beschäftigen sollten!

Schreiben Sie alles auf, was Ihnen einfällt. Gehen Sie dabei gedanklich die letzten Tage, Wochen, Monate und vielleicht sogar Jahre durch bzw. öffnen Sie Ihren Kalender – welche Termine hatten Sie in den letzten Wochen?

Ordnen Sie jede Aufgabe der Dringlichkeit zu.

Im nächsten Schritt sortieren Sie die einzelnen Aufgaben anhand der 4 Quadrate – Sie können sich hierzu unsere Excel-Vorlage herunterladen. 

In der Excel Vorlage finden Sie bereits ein paar Beispiele, die typischen Aufgaben darstellen um Ihnen einen Anstoss zu geben. Lassen Sie sich inspirieren! Wenn Sie Ihre Aufgaben aufgeführt haben und jede Aufgabe einem Quadrat zugeordnet haben erhalten Sie eine Übersicht wo Ihre aktuellen Prioritäten liegen.

Häufiger Fehler: Wichtigkeit vor Dringlichkeit

Bei einer Untersuchung der erfolgreichsten Manager der Welt wurde festgestellt, dass diese zwischen 60 und 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit im roten Quadranten VISIONÄR „Wichtig – nicht dringend!“ verortet haben.

Warum ist das so?

Sie bearbeiten die wichtigen Dinge bevor sie dringend werden. Da handelt man in Ruhe und ohne Druck. Werden Dinge „wichtig und dringend“ wird überlegtes Handeln häufig durch Aktionismus „FEUERWEHR“ ersetzt.

Es brennt, wir müssen handeln!

Nach meiner Erfahrung befindet sich der größere Teil der Unternehmer bzw. leitenden Angestellten dauerhaft in diesem Aktionismus-Quadranten. Mit allen negativen Folgen. Die Umsetzungsqualität leidet, häufig steigen die Kosten überproportional, genauso wie die Unzufriedenheit aller Beteiligten.

Stress macht krank.

Und am schlimmsten: Langfrisitg leidet die Gesundheit der Manager massiv unter dem dauerhaften Stress.

Ein häufiges Begleitsympthom: Die mit dem Aktionismus verbundene Geschäftigkeit wird häufig als Ausdruck besonderen Fleißes gesehen. Am Ende des Tages zählen aber nur die guten Ergebnisse!

Struktur für effektive Ergebnisse.

Daher überlegen Sie, wie Sie sich so strukturieren und organisieren können, dass Sie aus dem häufig anzutreffenden Feuerwehr-Modus (Aktionismus) herauskommen.

Entscheidend ist dabei alle 4 Quadrate genau zu kennen – je häufiger Sie sich damit beschäftigen, desto schneller werden Sie darin, neue oder auch bestehende Aufgaben den jeweiligen Quadraten richtig zuordnen zu können.

Schaubild: Eisenhower Matrix / readyCon

Fokussiert umsetzen. Sagt sich so einfach!

Nun ist es wichtig, die einzelnen Aufgaben wie ein Visionär anzugehen. Das kann zunächst eine Herausforderung sein! Wenn Sie bisher immer nur das Gefühl hatten, dass Sie sehr viele Aufgaben zu bewältigen haben, erlangen Sie durch die übersichtliche Darstellung vielleicht die Gewissheit: Es ist verdammt viel!

Habe ich tatsächlich so viele Aufgaben?

Es kann durchaus vorkommen, dass bei dieser übersichtlichen Darstellung herauskam: So schlimm ist es gar nicht!

Egal wie sich die Situation für Sie darstellt, entscheidend ist nun wie Sie die Aufgaben angehen.

Begehen Sie nicht den typischen Feuerwehr-Fehler, alles gleichzeitig löschen zu wollen. Wer einmal die professionelle Feuerwehr beim Löschen eines Brandes beobachtet hat, weiß wie es richtig geht.

Konzentration auf das Wesentliche.

Konzentriert wird erst eine Brandfläche in den Griff bekommen und dann erst wird der nächste Brandherd angeganen. Würde der Feuerwehrmann bei einem Großbrand das Löschwasser an verschiedenen Stellen versuchen gleichmäßig zu verteilen, wäre die Wirkung gering.

Und genauso ist es, wenn Sie versuchen die verschiedenen Herausforderungen zeitgleich anzugehen. Ihre vorhandene Energie teilt sich dabei in immer kleinere Einheiten auf. Damit erreichen Sie in der Regel nicht den gewünschten Erfolg. Parallel stellt sich dazu im Hinblick auf die Umsetzungsqualität das Gefühl der Unzufriedenheit ein.

Schaffen Sie sich Freiräume.

Aber wie kann man das häufig feststellbare Verhalten, möglichst alles gleichzeitig angehen zu wollen, unterbinden? Hierzu brauchen Sie zunächst ein Umfeld, dass eine Fokussierung überhaupt zulässt. Das heißt, Sie müssen sich ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem Sie für einen festgelegten Zeitraum völlig ungestört arbeiten können. Das heißt ohne Telefon,  ohne Social Media wie z.B. Xing, LinkedIn, Facebook, WhatsApp, E-Mail aber auch Kollegen, Mitarbeiter noch nicht einmal Kunden!

Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst!

Hierzu sollten Sie sich eines Tricks bedienen. Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst und betrachten Sie diesen Termin genauso, als wäre es ein besonders wichtiger Kundentermin. Wenn Sie viel um die Ohren haben, dann probieren Sie es zunächst mal mit einer oder zwei Stunden. Nachdem sich der Erfolg eingestellt hat, können Sie großzügiger mit sich werden. Tragen Sie den Termin in Ihren Kalender ein und kommunizieren Sie an alle, die Sie „stören“ könnten – hier habe ich einen wichtigen Termin!

Nun haben Sie den Termin fixiert und der Termin findet statt. Sie brauchen hierzu Ihre ausgefüllte „Eisenhower-Liste“. Schauen Sie sich die Liste und die einzelnen Aufgaben genau an. Und nun nehmen Sie sich, die für Sie aktuell wichtigste Aufgabe aus der Liste heraus. 

Mindmap als Hilfmittel für Ihr Brainstorming

Schreiben Sie die Aufgabe in die Mitte, von einem leeren Blatt Papier. Jetzt machen Sie ein kurze Kreativübung, auch bekannt unter dem Begriff „Brainstorming“. Dabei Schreiben oder Malen Sie alles auf, was Ihnen zu dieser Aufgabe spontan einfällt. Geben Sie sich selbst circa. 15 – 20 Minuten für die Aufgabe. Ihnen fällt nichts dazu ein? Dann braucht Ihr Gehirn noch einen Auslösereiz (Trigger). Stellen Sie die folgenden Fragen:

• Dies ist die aktuell wichtigste Aufgabe für mich, weil …
• Wenn diese Aufgabe erledigt ist, werde ich … / wird das Unternehmen … / werden wir …
• Die wichtigste Zutat für die Erledigung dieser Aufgabe ist …
• Die folgenden Hindernisse haben mich bis jetzt von der Erledigung der Aufgabe abgehalten?
• Der erste Schritt für die Erledigung der Aufgabe ist … / der Zweite … / der Dritte …

Bringen Sie Ihre Aufgaben in eine Struktur!

Nun ist es erforderlich die einzelnen Punkte, die zu Ihrer wichtigsten Aufgabe gehören, zu strukturieren. Hierbei hat sich das Mindmapping bewährt. Klingt kompliziert, ist es aber nicht! Sie benötigen ein neues Blatt Papier und Stifte in verschiedenen Farben. In die Mitte schreiben Sie wiederum den Titel Ihrer wichtigsten Aufgabe.

Schauen Sie sich das Ergebniss Ihres Brainstormings an und versuchen Sie in 3 bis maximal 5 Kategorien Ihr Thema zu strukturieren. Ordnen Sie dann die einzelnen Ergebnisse / Teilaufgaben Ihres Brainstormings den Kategorien zu.

Im nächsten Schritt ordnen Sie zu, wer bis wann die Aufgabe bearbeiten soll. Wenn Sie Einzelkämpfer sind überlegen Sie sich, wer Ihnen von Aussen helfen kann. Wenn Sie dies erledigt haben, kommt die entscheidende Erfolgszutat.

Die Fokussierung!

Die Fokussierung auf diese eine Aufgabe und zwar so lange, bis diese Aufgabe erfolgeich erledigt ist.

Sie meinen Sie können sich nicht so lange damit beschäftigen? Dann fragen Sie sich bitte kritisch, ob es wirklich Ihre aktuell wichtigste Aufgabe ist. Und natürlich heißt Fokussierung nicht, dass Sie überhaupt nichts mehr Anderes tun sollten, es heißt zunächst „nur“ es sollte Ihr Hauptthema sein und bleiben und zwar so lange, bis es erfolgreich erledigt ist.

Bündeln Sie Ihre Energie!

So bündeln Sie Ihre Energie genauso wie die Feuerwehr bei Großbränden, wo sich häufig mit mehrerern Schläuchen auf einen Brandherd fokussiert wird.

Wenn Sie einmal den positiven Effekt des fokussierten Arbeitens erlebt haben, werden Sie begeistert sein von der Umsetzungsgeschwindigkeit und der qualitativen Verbesserung der Ergebnisse.

Lassen Sie sich nicht ablenken!

Entscheidend ist dabei im Fokus zu bleiben und den zum Teil als angenehm empfundenen Ablenkungen zu widerstehen.

Zum Abschluss die Zusammenfassung der wichtigsten Schritte.

1. Vergegenwärten Sie sich das Eisenhower-Prinzip.Laden Sie sich hierzu die Grafik herunter – Eisenhower.
2. Sortieren Sie Ihre aktuellen Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip. Laden Sie sich hierzu die Excel-Vorlage herunter.
3. Schaffen Sie sich selbst ein Zeitfenster, in dem Sie sich selbst einen Termin geben! In dem Termin identifizieren Sie die aktuell wichtigste Aufgabe. Stellen Sie fest, was alles zu der Aufgabe dazugehört (Brainstorming). Strukturieren Sie die Teil-Aufgaben (Mindmapping) und versehen Sie diese mit Verantwortlichkeiten und Terminen.
4. Jetzt fokussieren Sie sich auf dieses eine Projekt bis Sie es erfolgreich abgeschlossen haben. Jetzt beginnt der Prozess von Neuem!
5. Suchen Sie sich wiederum die aktuell wichtigste Aufgabe heraus.

Bleiben Sie am Ball!

Wenn Sie einmal das tolle Gefühl „etwas richtig gut und nachhaltig erledigt zu haben“ gehabt haben, werden sich schon bald fragen, wie Sie jemals anders erfolgreich arbeiten konnten. Bleiben Sie dran! Viel Erfolg!

Berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen.
Schreiben Sie mir!

Bernd Frey

Geschäftsführer

readyCon GmbH & Co. KG
Am Riedtobel 3
87509 Immenstadt-Stein
www.readycon.de

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