Briefing: Mehr Zeit durch moderne Organisation

Mehr Zeit durch moderne Organisation

Wie viel Briefing braucht Ihr Projekt? Es ist unumstritten, dass ein Briefing und Lastenheft bei IT-Projekten die Voraussetzungen für gelungene Resultate sind. Und dennoch gehören diese Werkzeuge  im Projektmanagement zu denen , die sträflich vernachlässigt werden.

Obwohl nur 22,8% aller Projekte erfolgreich abgeschlossen werden, scheint das Briefing ein langatmiges, langweiliges und zeitraubendes Thema zu sein, auf das gerne und häufig verzichtet wird.

Auf Basis von 25.000 IT-Projekten aus den Jahren 2011 bis 2015 hat die Standish Group International ermittelt, dass die restlichen 77,2% aller Projekte, entweder komplett scheitern oder Budget und Fristen überschreiten und dadurch geplante Ziele verfehlen. Darüber hinaus wird der Wert (ROI) insbesondere bei großen Projekten mit 59% als sehr gering oder gering bewertet. Ein Armutszeugnis und für uns Grund genug, das Thema genauer zu beleuchten!

Werden diese misslungenen Projekte an Ihren Anfang zurückgeführt, stellen Sie fest, dass etwa 8 von 10 Problemen ihren Ursprung in einem fehlenden oder mangelhaften Briefing haben. Es wurde von dem Projekt-Verantwortlichen nicht die nötige Zeit investiert, um den Projektrahmen, das Projektziel und andere wichtige Details zu durchdenken und im Rahmen eines Briefings zu formulieren.

So werden diese Informationsdefizite in der eigentlichen Projektumsetzung aufwändig geklärt. Das Ergebnis wird durch unzählige Korrekturschleifen an die neuen Anforderungen zurechtgebogen.

Als Auftraggeber sind Sie unzufrieden, da Sie nicht das erhalten, was Sie sich vorgestellt haben. Der Auftragnehmer ist frustriert, da er trotz leidenschaftlichen Einsatzes keine optimale Lösung findet. Es führt bei allen Projektbeteiligten zu Frust, zu Reibungsverlusten und schließlich Resignation. In den nachfolgenden zwei Grafiken ist dargestellt, wie sich Aufwände bei Projekten mit und ohne Briefing häufig entwickeln.

Ein Briefing liefert die notwendigen Grundlagen, um einem Projektteam klar, verständlich und zielorientiert den Projektrahmen und das gewünschte Endresultat vorzustellen. Es schließt Wissenslücken bei allen Beteiligten und bildet die Basis für die Verwirklichung des gewünschten Ergebnisses.

Erwartungshaltung versus Komplexität

Es gibt eine simple Briefing-Komplexitäts-Regel: Je einfacher die Aufgabenstellung ist, umso einfacher kann die Erwartung des Gegenübers erfüllt oder übertroffen werden. Mit Zunahme der Komplexität wiederum, nehmen die Herausforderungen zu, der Erwartungshaltung gerecht zu werden. Und genau hier bildet das „professionelle“ Briefing die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Es schafft die Basis für alle Projektbeteiligten, ein angestrebtes Ziel zu verstehen, zu planen und zu verwirklichen.
Ein Briefing ist die Landkarte und der Kompass, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Die Vorteile eines guten Briefings kommen Ihnen zugute:

• Sie sparen Zeit!
  Je besser Sie ein Briefing für die Projektbeteiligten vorbereiten, umso eigenständiger kann das Team arbeiten. Die anfangs investierte Zeit, bekommen Sie mehr als 3x zurück.
• Sie sparen Geld!
  Ein schlechtes Briefing führt häufig dazu, dass Projekte viele Korrekturschleifen benötigen. Wenn der Auftragnehmer nicht weiß, was Sie sich genau vorstellen, bekommen Sie häufig etwas ganz anderes. Und an diesem Zwischenergebnis wird dann solange hantiert, bis es einigermaßen den Vorstellungen des Auftraggebers entspricht.
• Sie bekommen eine höhere Qualität!
  Wenn sich die Projektbeteiligten auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren können, anstatt von Informationsdefiziten überfordert zu werden, steigt die Qualität der ausgearbeiteten Ergebnisse enorm.

Briefingwert – Die Aufwands-Regel

Was nichts kostet, ist nichts wert – deshalb geben Sie dem Briefing einen Preis! Aber an was können Sie den Wert eines Briefings in Euro festmachen? Die Erfahrung aus vielen Projekten hat gezeigt, dass die beste Regel zur Bestimmung eines Wertes für ein Briefing das Projektbudget ist. Tragen Sie in der nachfolgenden Grafik ein Gesamtbudget für Ihr Projekt ein:

Die notierte Summe nimmt in dieser Darstellung den übergeordneten Platz in Ihrem Projekt ein. Unter diese Summe fallen das Briefing, die Umsetzung und das Endresultat.

Wie viel Prozent von dem Gesamtbudget würden Sie für die Erstellung des Briefings investieren, in Anbetracht der Projektteile, die dem Briefing folgen und darauf aufbauen?

Wir haben die beste Erfahrung mit 10 % gemacht. Wenn Sie also 50.000 Euro als Projektsumme eingetragen haben, so wären das 5.000 Euro, welche Sie dem Briefing zuordnen sollten. Die Kenntnis über diese Zahl ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum Einen macht sie Ihnen klar, wie wertvoll das Briefing für das vorliegende Projekt ist. Zum Anderen können Sie auf Basis dieser Zahl Ihre Zeit ableiten, die Sie in das Briefing investieren sollten. Damit hätten Sie bei Bedarf auch das Budget definiert, um ein Briefing durch einen externen Experten erstellen zu lassen.

Zeitaufwand

Sie haben den Wert Ihres Briefings ermittelt. Als Nächstes werden wir den Aufwand in Stunden bestimmen, den Sie in die Erstellung des Briefings investieren sollten. Zur einfachen Berechnung nehmen Sie dafür einen Durchschnitts-Bruttoverdienst von 100 Euro pro Stunde an. Teilen Sie das zuvor für das Briefing ermittelte Budget durch diesen Wert. In dem Fall mit den 50.000 Euro Gesamtbudget und 5.000 Briefing-Budget würden wir 50 Stunden erhalten.

Diese Zeit sollten Sie in das Briefing investieren. Wenn Sie sich die Beispiele mit 500 Euro oder 5.000 Euro Gesamt-Budget und einem Stundensatz von 100 Euro ansehen, bekommen Sie ein Gefühl für die Relation. Beachten Sie, dass auch die Zeit von Dienstleistern und Projektmitgliedern in das Briefing hineinfließt, wenn Sie es in Zusammenarbeit erstellen.

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Schreiben Sie mir!

Eugen Aschenbrenner

Geschäftsführer

uflow Performance Marketing
Am Riedtobel 3
87509 Immenstadt-Stein
www.uflow.de